Academic Positions Sverige

KTH, Sverige

Serviceassistenter till ny serviceenhet

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Verksamheten vid skolan för industriell teknik och management omfattar de ingenjörs-, teknik och ekonomivetenskaper som är nödvändiga för att kunna utveckla nya produkter, material och produktionsprocesser på ett tekniskt ledande, ekonomiskt lönsamt och miljömässigt uthålligt sätt. Skolans kunskapsområden är energiteknik, industriell design och innovation, produkt- och produktionsutveckling, materialutveckling, mikro- och nanoteknik samt industriell ekonomi, organisation och ledning.

Deans Office är skolans centrala administrationsenhet. Deans Office leds av skolans administrativa chef och består av staberna för ekonomi, kommunikation, personal och utbildning samt enhetsansvariga för respektive institution.

Arbetsuppgifter

ITM står inför en centralisering av basadministrationen som kommer att mynna ut i en så kallad serviceenhet. Denna kommer att öppna den 1 april 2017 och ungefär nio personer kommer att ingå.

Syftet med centraliseringen är att optimera och effektivisera den service som medarbetare och andra intressenter får. Serviceenheten ska fungera som en inkörsport för alla slags frågor rörande administration och service, där man kan välja att besöka den fysiska servicedisken, ringa eller maila in sitt ärende. Det kommer att finnas en servicedisk - ”front desk” - och en back office-avdelning.

De som jobbar inom serviceenheten kommer att ha varierade arbetsuppgifter där fokus är att ge professionell och snabb service inom flera områden såsom konferenser, inköp, hjälp med disputationer och mycket annat.

Vi söker nu tre serviceassistenter som ska ingå i serviceenheten. I rollen som serviceassistent kommer du dagligen möta och serva skolans medarbetare och andra intressenter i olika ärenden. Ni kommer att hjälpas åt med att bemanna den fysiska servicedisken samt hantera den mailkorg där ärendena inkommer.

Ärendena kan exempelvis handla om att:

- ta emot och välkomna nya medarbetare, tillhandahålla passerkort m.m.

- besvara enklare frågor rörande rutiner, blanketter och annan information

- hänvisa frågor vidare till specialfunktioner på skolan, exempelvis personal- eller ekonomistab

- stötta medarbetare med administration kring resor, bokningar

- beställa kontorsmaterial, catering och fruktkorgar

Tjänsten som serviceassistent lämpar sig för dig som är en utpräglad servicemänniska och som alltid gör det lilla extra i alla möten. Du tar ett eget ansvar för att slutföra det ärende du tagit dig an, och för att passa in i rollen är det viktigt att du är självdrivande och engagerad i ditt arbete. En del ärenden kan innehålla känslig information, varför integritet och personlig mognad är viktiga. Eftersom centraliseringen befinner sig i en inledande fas, kommer du gärna med nya idéer om hur ni kan förbättra och effektivisera för att optimera servicenivån ytterligare.

För att serviceenheten ska hinna komma igång till den 1 april, önskar vi att du kan starta tjänsten redan den 1 mars.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasiekompetens och som är flytande i svenska och engelska, i såväl tal som skrift. Du har erfarenhet av service och liknande arbetsuppgifter sedan tidigare, gärna från hotellbranschen. Du är lyhörd och har god kommunikativ förmåga, vilket gör att du anpassar budskapet efter mottagaren – oavsett personlighet och sinnesstämning. Förutom att du är en stjärna på service och administration, är du en god lagkamrat och stöttepelare för ditt team.

Vi kommer att lägga stor vikt på din personliga lämplighet i denna rekrytering, där din positiva attityd och ditt engagemang till arbetet är av betydelse. I denna tjänst är det helt enkelt viktigt att trivas och ha kul på jobbet!

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform: Provanställning
Anställningens omfattning: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse
Löneform: Månadslön
Antal lediga befattningar: 1
Sysselsättningsgrad: 100%
Ort: Stockholm
Län: Stockholms län
Land: Sverige
Referensnummer: M-2016-1694
Kontakt:

  1. Christina Carlsson, administrativ chef, 08-790 76 62
  2. Maya Salame, personalhandläggare, 08-790 76 53

Publicerat: 2016-12-22
Sista ansökningsdag: 2017-01-20

Ansökningsdetaljer

Publicerad:
2016-12-22
Sista ansökningsdatum:
2017-01-20

Ansök

Vänligen uppge Academic Positions i din ansökan.

Fler jobb från arbetsgivaren

Hitta fler jobb

Ämnen:
Befattningar:
Ny sökning