Admission officer (0,5 FTE)

Introductie

Krijg jij energie van een functie waarin je nauw contact hebt met aankomende studenten, veel zelfstandigheid hebt en processen kunt optimaliseren? Ben je nauwkeurig, weet je snel de kern van een vraag te achterhalen en beheers je zowel Nederlands als Engels op minimaal B2‑niveau? Dan ben jij de Admission Officer die het International Office zoekt. Deze functie maakt deel uit van de dienst Education and Student Affairs (ESA) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e), de centrale dienstorganisatie voor docenten en huidige en toekomstige studenten.

Functieomschrijving

Als Admission Officer ben jij binnen een TU/e‑faculteit het aanspreekpunt voor het volledige toelatingsproces van studenten die een bachelor- of masteropleiding aan de TU/e willen volgen. Je ondersteunt de Facultaire Toelatingscommissie (FTC) en zorgt ervoor dat toelatingsaanvragen efficiënt, zorgvuldig en volgens de juiste procedures worden beoordeeld.

Hoofdtaken:

• Fungeren als secretaris van de Facultaire Toelatingscommissie, inclusief de voorbereiding, beoordeling en verwerking van aanmeldingen (zowel van studenten met internationale als Nederlandse vooropleiding).
• Coördineren en bewaken van het toelatingsproces in OSIRIS.
• Ondersteunen van academische beoordelaars (FTC‑leden) bij het beoordelen van vooropleidingen en adviseren over procedures in OSIRIS.
• Communiceren met aankomende studenten via e‑mail, telefoon en andere kanalen.
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in het toelatingsproces binnen de faculteit en TU/e‑breed.
• Opstellen en leveren van managementinformatie en rapportages over het toelatingsproces.

Overige taken:

• Deelnemen aan TU/e‑brede projecten gericht op het verbeteren van processen binnen het International Office.
• Ondersteunen van collega’s bij piekperiode of bij onderbezetting bij afwezigheid;
• Bijdragen aan werkzaamheden binnen het Center for Student Administration (CSA).
  
  

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een collega die:

• een aantoonbaar HBO werk- en denkniveau heeft;
• aantoonbare ervaring in internationalisering in hoger onderwijs of soortgelijke organisatie;
• beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met geautomatiseerde administratieve processen. Ervaring met OSIRIS is een pré;
• communicatief vaardig is en een uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid heeft in zowel het Nederlands als het Engels (minimaal B2 niveau en bereidheid om niveau te verhogen tot C1);
• klantgericht, representatief en hulpvaardig is;
• in staat is om snel tot de kern van een vraagstuk te komen en goed zelfstandig kan werken;
• een teamspeler die ervaring heeft met het werken met verschillende culturen in een internationale omgeving;
• goed kan omgaan met piekperiodes en harde deadlines;
• affiniteit heeft met het universitaire werkveld en studentenleven.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder Niek Smits, [email protected].

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. Je kunt hierover ook contact opnemen met [email protected].

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties. 

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.